Bí quyết của những người làm việc hiệu quả

Có lẽ bạn sẽ khám phá ra rằng một số bí quyết ấy chính là vài mẹo nhỏ quen thuộc: nếu như vậy, bạn có đang thực sự theo chúng không?

 

Các cách để tăng năng suất làm việc

Một số người làm việc cực kỳ hiệu quả. Họ làm được khối lượng công việc rất nhiều – và tất cả đều có chất lượng cao. Họ dường như có sinh lực và sự nhiệt tình không giới hạn. Có lẽ bạn cũng có một người bạn như thế – có thể đó là đồng nghiệp của bạn, hoặc là người bạn đời của bạn. Bạn có thể nghĩ rằng họ sinh ra đã như vậy rồi.

Sự thật là: người ta có thể tăng năng suất của mình lên rất nhiều bằng sự hiểu biết và sử dụng những bí mật mà những người làm việc hiệu quả cao đang sử dụng.

Có lẽ bạn sẽ khám phá ra rằng một số bí quyết ấy chính là vài mẹo nhỏ quen thuộc: nếu như vậy, bạn có đang thực sự theo chúng không?

1. Hiểu biết về thời gian “cao điểm” trong ngày

Người hiệu quả có một cảm giác tốt về nhịp độ hàng ngày của họ, và họ tôn trọng nhịp độ này khi lập thời gian biểu cho mình. Họ nhận ra rằng không phải tất cả các giờ đều như nhau.

Bạn có biết khi nào là giờ “cao điểm” của mình không? Khi đó có thể bạn sẽ rất minh mẫn. Có lẽ bạn làm việc rất tốt trong buổi sáng, nhưng phải cố tập trung vào buổi chiều. Có lẽ bạn sẽ cảm thấy nhiều sinh lực hơn vào 3 giờ chiều mỗi ngày.

Hãy tận dụng nó: Một khi bạn biết những giờ nào là tốt nhất của mình, hãy sử dụng thời gian ấy cho nhiệm vụ khó khăn nhất – bất cứ điều gì đòi hỏi rất nhiều tập trung hoặc sáng tạo. Nếu sức tập trung của bạn rất tốt từ 10 giờ sáng đến 12 giờ trưa, thì đừng sử dụng thời gian này để đọc email.

2. Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm

Người hiệu quả hiểu rằng làm tốt nhiều việc cùng một lúc là chuyện hoang đường. Họ không cố gắng làm 5 việc khác nhau cùng một lúc. Họ tập trung vào một nhiệm vụ.

Thế còn bạn thì sao? Có lẽ bạn đã rơi vào cái bẫy: cố gắng làm việc trong Facebookvà Twitter đang mở. Bạn kiểm tra hộp thư của bạn cứ mỗi vài phút một lần. Hoặc lúc ở nhà, bạn cố gắng học trong khi xem truyền hình. Bằng cách cố gắng đa nhiệm, bạn sẽ mất tập trung mỗi khi chuyển đổi giữa các việc ấy với nhau.

Lợi dụng nó: Chọn một nhiệm vụ để làm – hoàn thành báo cáo, dọn dẹp hộp thư của bạn, sắp xếp hồ sơ giấy tờ – rồi xử lý nó cho đến lúc hoàn thành. Sau đó chọn công việc tiếp theo.

3. Ăn thực phẩm bổ dưỡng (Đặc biệt là bữa ăn trưa)

Người hiệu quả biết rằng họ cần phải quản lý năng lượng thể chất của họ một cách cẩn thận trong suốt cả ngày. Đó là bồi dưỡng bản thân bằng các món ăn ngon và bổ dưỡng.

Bữa ăn trưa thông thường của bạn trông như thế nào? Nếu bạn ngốn ngấu thức ăn nhanh, cộng với một lon coca lớn, tại bàn làm việc, thì bạn sẽ được tăng lực nhanh chóng – nhưng sau đó sẽ sớm sụp đổ. Nếu bạn đi ra ngoài ăn tại một nhà hàng, một bữa ăn 3 món, thì sau đó bạn sẽ phải cố gắng giữ tỉnh táo trong ngày.

Lợi dụng: Dùng một bữa ăn trưa vừa phải, và tập trung vào các loại thực phẩm cung cấp năng lượng bền vững (như ngũ cốc và protein). Hãy thử ăn trái cây như là món ăn nhẹ vào giữa buổi sáng và giữa buổi chiều.

4. Cho phép người khác giúp mình

Người hiệu quả không cố gắng làm mọi thứ một mình. Họ ủy nhiệm tại nơi làm việc.Họ nhờ gia đình giúp đỡ, hoặc họ thuê một người giúp việc hoặc làm vườn ở nhà. Họ giỏi quản lý con người, chứ không chỉ giỏi quản lý khối lượng công việc của họ.

Bạn có bao giờ yêu cầu giúp đỡ? Có lẽ bạn đang lo sợ rằng trông bạn sẽ yếu đuối – nhưng sự thật là, không ai trong chúng ta đạt được bất cứ điều gì một mình cả. Chúng ta luôn luôn có hỗ trợ (cho dù là về tình cảm hay là thực tiễn).

Lợi dụng điều đó: nhiệm vụ nào tốn thời gian mà bạn có thể ủy nhiệm cho người khác tại nơi làm việc? Bạn có thể trả tiền ai đó để dọn dẹp nhà cửa (hoặc chăm sóc khu vườn, vv…) thay vì cố tự mình làm điều đó?

5. Nói “Không” với những cam kết không mong muốn

Những người hiệu quả có thể làm tất cả mọi việc, nhưng họ cũng nói “không” với các cam kết mâu thuẫn với những gì họ đã làm. Họ không ngại thiết lập các ưu tiên và trung thành với các ưu tiên ấy.

Bạn có thấy nói “không” là khó không? Có lẽ bạn đang sợ xúc phạm một ai đó, hoặc bạn cảm thấy không phải khi từ chối yêu cầu của họ. Nhưng nếu bạn xuôi theo tất cả những cam kết nào mà lọt vào con đường đi của mình, bạn sẽ sớm thấy rằng bạn không thể hoàn thành bất cứ điều gì đúng hạn và có chất lượng cao.

Lợi dụng điều đó: Lựa chọn những điều mới mẻ nào mà bạn sẽ đi theo. Nếu bạn không có nhiều sự lựa chọn (ví dụ như là sếp của bạn yêu cầu) thì hãy giải thích rằng bạn đang có nhiều việc, rằng nếu làm theo yêu cầu của sếp thì bạn sẽ cần phải từ bỏ một việc gì đó khác.

6. Tập thể dục thường xuyên

Người hiệu quả bỏ thời gian để tập thể dục. Đó có thể là một trong những điều làm bạn bất ngờ – Làm thế nào Sam có thể đủ sinh lực làm việc suốt cả ngày mà sau đó còn tập thể dục?

Bạn có thường nói: “Tôi không có thời gian để tập thể dục”? Có lẽ bạn cảm thấy quá mệt mỏi vào lúc cuối ngày – vì vậy bạn ngả mình trên ghế sofa và xem TV thay vì tập thể dục. Bạn nghĩ rằng nếu tập thể dục, vào ngày hôm sau bạn sẽ kiệt sức. Nhưng, những người hiệu quả biết rằng tập thể dục không làm bạn kiệt sức – nó sẽ mang lại cho bạn nhiều sinh lực hơn.

Lợi dụng điều đó: Hãy thử một chút. Nếu giờ ăn trưa dài 1 tiếng, hãy dùng 15 phút trong đó để đi bộ – và xem sinh lực của bạn thay đổi thế nào trong buổi chiều.

7. Đầu tư Thời gian để Tiết kiệm thời gian

Người hiệu quả biết rằng: lựa chọn thông minh là biết đầu tư một chút thời gian hiện tại để tiết kiệm rất nhiều thời gian trong tương lai.

Bạn có bao giờ phải vật lộn với một phương pháp không hiệu quả, bởi vì bạn “không có thời gian” để thay đổi phương pháp đó? Có lẽ bạn có thể hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể trong 30 phút, và sẽ mất 2 giờ để đưa ra một phương pháp hiệu quả hơn. Nếu sau khi mất 2 giờ để thay đổi phương pháp, những lần 30 phút đó giảm xuống còn 25 phút, trong khi công việc đó lặp đi lặp lại nhiều tuần nhiều tháng, thì đó là một sự thay đổi đáng thực hiện!

Sử dụng: Bất cứ lúc nào bạn phải làm một công việc lặp đi lặp lại lâu dài, thì hãy tìm hiểu xem có một phương pháp hiệu quả và tự động hóa hơn không (như là sử dụng macro chẳng hạn).

(Theo Kangzhongguo)/Tin180