“Phải chăm chỉ hơn để hoàn thành được nhiều công việc hơn” là quan điểm của nhiều người. Tuy nhiên, giải pháp để quản lý thời gian hiệu quả đôi khi đơn giản hơn nhiều.
Chỉ cần thay đổi một chút về hành vi và cách xử lý công việc, bạn hoàn toàn có thể cân bằng được cuộc sống mà không cần phải làm việc nhiều hơn, theo Dan Scalco – người sáng lập và là Giám đốc phát triển của Digitalux, một công ty tiếp thị kỹ thuật số ở Hoboken, New Jersey (Hoa Kỳ). Trong sự nghiệp của mình, Dan đã giúp hàng trăm doanh nghiệp tiết kiệm thời gian.
Trên trang Inc., Dan Scalco có bài viết cung cấp 5 bí quyết giúp bạn làm việc thông minh hơn (chứ không phải cần mẫn hơn).
1. Rèn luyện kỹ năng đọc nhanh
Mỗi ngày làm việc, bạn phải đọc rất nhiều thứ: thư điện tử, tin tức, báo cáo, tài liệu,… nhưng kỹ năng đọc lại thường được rất ít người quan tâm. Trong khi nếu biết cách cải thiện tốc độ đọc, bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian.
Giải pháp là, thay vì đọc riêng rẽ từng từ một, bạn nên đọc theo từng cụm từ (từ 3 – 4 từ một lúc). “Chiến thuật” này vừa giúp tăng tốc độ đọc vừa giúp bạn hiểu nội dung tài liệu/văn bản/bài viết nhanh hơn.
2. Không cần phải tự tay làm hết mọi việc
Đầu tiên, bạn phải “đánh bại” tâm lý “Không ai có thể làm việc đó tốt bằng tôi!”. Bởi vì dù cho điều này có đúng hay không, nó cũng gây cản trở cho bạn trong việc cân bằng cuộc sống.
Khi nhìn vào danh sách những việc cần làm trong ngày, hãy đánh giá một cách khách quan rằng những việc nào bạn bắt buộc phải đảm đương. Đó có thể là công việc đơn giản như nấu một bữa tối hoặc phức tạp như thu thập nghiên cứu cho một dự án.
Đối với những việc mang tính chất lặp đi lặp lại, chẳng hạn như mua văn phòng phẩm, bạn có thể sử dụng dịch vụ giao hàng tận nơi để tiết kiệm thời gian di chuyển. Hoặc bạn cũng có thể dùng dịch vụ “trợ lý ảo” để giải quyết các thao tác hành chính, nghiên cứu trực tuyến, sao chép tin nhắn thoại…
3. Bí quyết làm nhiều việc cùng lúc
Bí quyết để đảm đương nhiều việc cùng lúc là ghép từng cặp công việc lại với nhau, trong đó một việc cần phải vận dụng trí óc (chẳng hạn như tham dự cuộc họp, trả lời email…) và việc còn lại mang tính chất đơn giản (ví dụ như đi ăn, tập thể thao…).
Ý tưởng này còn được áp dụng dưới hình thức “working walk” – đi bộ làm việc.Với hình thức này, những cuộc họp sẽ được diễn ra bên ngoài công ty – một nơi thoáng đãng để mọi người vừa trao đổi công việc vừa tản bộ.
Những người bận rộn cũng có thể kết hợp việc nhà và việc công ty như xem tivi – gấp quần áo, nghe điện thoại – lau nhà…
4. Tận dụng khoảng thời gian chờ đợi
Mỗi ngày, chúng ta phải chờ đợi rất nhiều lần, như chờ thang máy, chờ đợi đối tác hoặc khách hàng, bạn bè,… trong các cuộc hẹn. Thay vì chỉ chơi game trên điện thoại để giết thời gian, hãy tận dụng chúng một cách khôn ngoan để làm những việc mà bạn thường hay lần lữa, như trả lời email, lên danh sách những thứ cần mua, hệ thống lại lịch làm việc…
5. Thực hiện những quyết định quan trọng vào buổi sáng
Hai giờ đầu tiên sau khi thức dậy là khoảng thời gian tuyệt vời nhất để đưa ra những quyết định. Lúc này, bạn đang ở giai đoạn “đỉnh cao” về hiệu suất làm việc nên có thể đưa ra nhiều quyết định đúng đắn một cách nhanh chóng. Chính vì vậy, hãy lập thời khóa biểu cho ngày làm việc của bạn với những nhiệm vụ có độ quan trọng giảm dần.
Một biện pháp hiệu quả khác để làm việc thông minh là loại bỏ càng nhiều những quyết định nhỏ nhặt càng tốt. Chẳng hạn như CEO Facebook Mark Zuckerburg chỉ mặc một kiểu trang phục để không phải chọn lựa quần áo mỗi ngày và dành thời gian để làm những việc khác quan trọng hơn.